Публикации / список документов

Памятка работодателю: какие документы должен предоставить водитель

Представьте ситуацию: вы нашли отличного водителя, он выходит на линию, и через неделю его останавливает инспектор ГИБДД. Оказывается, его лишили прав полгода назад за пьяное вождение. Он показывал вам старые права, а вы не проверили. Теперь штраф на компанию, эвакуация автомобиля, срыв контракта на доставку и уголовная ответственность за допуск к управлению.

Это не страшилка, а ежедневная реальность для невнимательных работодателей. В 2025 году проверки стали еще строже, а штрафы — серьезнее. Ошибка в документах водителя — это не кадровая оплошность, а прямая угроза бизнесу: от огромных штрафов и простоев до репутационных потерь и уголовных дел.

Эта памятка — ваш пошаговый чек-лист. Сохраните ее, чтобы при каждом новом найме действовать на 100% легально и безопасно.

Рассказываю, как на самом деле устроен подбор. Без теории — только практика из моих кейсов. Объясняю, почему кандидаты на самом деле уходят и как компании теряют на этом деньги. Всё, что обычно остаётся за кадром, — простыми словами.

Артём Молчанов

Ведущий рекрутер, CEO
Кадровое агентство «Сектор найма»

Список документов

Мы разделили документы на три блока: Обязательные для всех, Дополнительные для отдельных категорий и Документы на автомобиль (если водитель работает на личной машине).

Блок 1

Обязательные документы при приеме на работу (Без них трудовой договор не заключать!)

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)

Что проверить: Актуальность, наличие всех страниц, отметка о регистрации. Сделайте копии основных страниц.
Риск, если не проверить: Невозможно корректно заключить трудовой договор, оформить запись в трудовую. Риск приема нелегального мигранта.

2. Водительское удостоверение (ВУ)

Что проверить критически важно:

Категория: Соответствует ли она типу вашего транспорта (B, C, CE, D).
Срок действия: Не просрочено ли.
Подлинность и наличие лишения: Обязательно проверьте через официальный сервис ГИБДД или базы типа «Винфорс»/«Автокод». Это займет 5 минут и спасет от штрафа в до 500 000 ₽ для компании по ч. 3 ст. 12.32.1 КоАП РФ за допуск лишенного прав.

Риск: Штрафы компании, уголовная ответственность (ст. 264.1 УК РФ), авария по вине не имевшего права управлять водителя.

3. Действующая медицинская справка (по форме N 003-В/у)

Что проверить: Дата выдачи. Справка действует 4 года для водителей легковых авто (кат. B) и 2 года для водителей грузовиков, автобусов, такси (кат. C, D, CE). Должна быть отметка о допуске к управлению соответствующей категорией. В справке должны быть подписи и печати всех врачей, включая психиатра и нарколога (справки из диспансеров — отдельно).
Риск: Штраф от 15 000 до 25 000 ₽ на компанию и отстранение водителя от работы (ст. 5.27.1 КоАП РФ). В случае ДТП — доказательство халатности работодателя.

4. Трудовая книжка (при наличии)

Что проверить: Подлинность заполнения. Если это первое место работы — оформляем новую.
Риск: Нарушение порядка ведения кадрового учета.

5. СНИЛС (Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)

Что проверить: Наличие и актуальность номера. Необходим для отчетности в ПФР и ФСС.
Риск: Проблемы с начислением пенсионных взносов.

6. Документы воинского учета (для военнообязанных)

Что проверить: Удостоверение гражданина, подлежащего призыву, или военный билет.
Риск: Штраф на компанию до 50 000 ₽ (ст. 21.4 КоАП РФ).

Составив портрет, легко представить идеального кандидата. Однако на практике резюме часто оказываются лукавыми. Слова «имею опыт документооборота» могут скрывать что угодно: от простой передачи бумаг в окошко до полного непонимания их сути. Поэтому сердцевина успешного подбора — не в изучении резюме, а в практической проверке заявленных навыков. Переходим от теории к конкретным инструментам оценки.

Важный момент 2025

С 2024 года активно внедряется «цифровой профиль» работника. Уже сейчас можно (и нужно) с письменного согласия кандидата запросить часть данных через систему Федеральной налоговой службы (ФНС). Это упрощает проверку, но не отменяет необходимости сбора и проверки оригиналов ключевых документов — водительского удостоверения и медсправки.

Блок 2

Дополнительные документы для специальных перевозок

Для ряда категорий водителей этот список расширяется. Отсутствие этих документов делает работу незаконной.

1. Действующий ДОПОГ-сертификат (ADR)

Кому нужно: Водителям, перевозящим опасные грузы.
Что проверить: Подлинность, срок действия, указание классов опасности, на которые распространяется.
Риск: Штрафы до 500 000 ₽, конфискация груза и транспорта.

2. Действующий сертификат профессиональной подготовки (карта водителя)

Кому нужно: Водителям грузовиков > 3.5 т и автобусов, осуществляющим коммерческие перевозки (обязательно с 01.01.2025 в рамках системы «Тахоскоп»).
Что проверить: Срок действия (выдается на 5 лет), наличие пройденных курсов.
Риск: Запрет на эксплуатацию ТС, крупные штрафы.

3. Разрешение на работу или патент (для иностранных граждан)

Что проверить: Актуальность, регион действия, законность пребывания.
Риск: Гигантские штрафы для компании, приостановка деятельности, депортация водителя.

Блок 3

Документы на автомобиль (если водитель работает на личном транспорте)

Если вы используете схему «аренды личного транспорта с экипажем», проверка документов на машину — ваша прямая ответственность.

1. Свидетельство о регистрации ТС (СТС)

2. Полис ОСАГО

Что проверить: Срок действия. Внесен ли водитель в полис. Проверьте полис по базе РСА на предмет подлинности.
Риск: При ДТП все расходы лягут на вашу компанию.

3. Диагностическая карта (талон техосмотра)

Что проверить: Актуальность (срок зависит от типа ТС и возраста).

4. Документ-основание владения (ПТС)

Что проверить: Авто не должно быть в залоге у банка или под арестом. Если авто в кредите, нужен договор и справка из банка.

Предупреждение

Работа с личным авто по договору ГПХ без проверки этих документов — самый рискованный сценарий. В случае изъятия такого авто за долги владельца ваш груз и бизнес-процессы окажутся под угрозой.

Алгоритм приема водителя в 2025 году

Получить оригиналы всех документов из Блока 1.
Сделать проверки онлайн: ВУ (ГИБПП/базы), ОСАГО (база РСА).
Снять копии и подшить в личное дело работника. На копиях водитель должен написать «Копия верна» и поставить подпись с датой.
Уточнить специфику: Если перевозки специальные — запросить и проверить документы из Блока 2.
Проверить авто: Если работа на личном транспорте — собрать и проверить пакет из Блока 3.
Заключить договор: Только после успешного прохождения всех проверок.

Заключение

Лучше перепроверить, чем расплачиваться

В 2025 году риски, связанные с непроверенными кадрами, максимальны. Потратив 30 минут на проверку документов, вы страхуете бизнес от штрафов, судебных исков и потери репутации.